Garder le contact à l’heure de la mobilité

November 20, 2017

Le monde du travail bouge depuis plusieurs années. Les technologies de l’information ont bouleversé notre rapport à l'emploi, autant sur le plan de l’organisation que dans la nature des métiers concernés. Dématérialisation de l’information, décentralisation des bureaux – nous sommes plus flexibles. Mais notre communication interne en est-elle devenue pour autant plus efficace?

 

La mobilité, créateur de multiples canaux de communication

 

La mobilité a été un véritable tremplin à de nouvelles possibilités. Les frontières deviennent poreuses. On peut travailler pour une entreprise à Montréal tout en restant à Québec. On peut travailler à domicile ou bien dans un espace collaboratif en ville. Bref, la collaboration 3.0 a permis de décentraliser le marché de l’emploi et de recruter des talents du monde entier.

 

Aujourd’hui, le courriel reste parmi les éléments premiers dans la mise en place d’une discussion, que ce soit avec un client ou en interne. Rappelez-vous de ce chiffre vertigineux que nous vous avions partagé plus tôt sur notre page Facebook: nous passons 5 heures et demie par jour pour le traitement des courriels! Viennent ensuite les plateformes de discussion, en fort développement car elles ont l’avantage de diminuer drastiquement les courriels internes pour des discussions plus quotidiennes. Le téléphone est aussi beaucoup utilisé lors de conférences avec des collaborateurs ou clients éloignés. Enfin, les messages envoyés par SMS restent un dernier recours pour amorcer une discussion professionnelle.

 

Avec tous ces moyens de communication différents, on pourrait croire que la communication interne est simplifiée. Pourtant, beaucoup d’erreurs de traitement de dossier perdurent, des mauvaises décisions sont prises en situation d'urgence. Est-ce que la diversité des supports aurait malgré elle engendré un effet paradoxal?

 

Les dangers d’une mauvaise communication interne

 

Selon une étude menée par Vocoli, une mauvaise communication peut mener à une perte de 26 041 dollars en moyenne, par employé et par an! C’est énorme et suffisamment alarmant pour que cela vaille la peine de se pencher sur le sujet.

 

Outre la perte financière, il y a aussi la perte de temps. Toujours selon l’étude de Vocoli, une entreprise de 100 employés peut perdre jusqu’à 884 heures à clarifier les informations un projet. Sans compter l’effet boule de neige, avec la perte de crédibilité face à ses collaborateurs ou clients lorsque deux versions différentes coexistent sur un même dossier, ou encore la perte de motivation, plus connue aujourd’hui sous le nom de brownout...

 

Rappelons-nous que communiquer, garder le contact, ce n’est pas seulement transmettre, c’est aussi et surtout s’assurer que le récepteur du message l’ait compris dans son intégralité.

 

Lorsque cette communication ne se fait pas, cela peut être à cause de ce que l’on appelle les bruits, qui viennent parasiter la transmission claire du message. Ils peuvent être multiples et provenir de sources différentes. Cela peut être dans le corps du message si les mots ne sont pas clairs, cela peut aussi porter sur la forme du message en lui-même ou résulter d’une absence lors d’un rendez-vous important ou encore d’un manque de feedback.

Vous l’aurez compris, le danger est multiple. Un bon manager, un bon directeur d’équipe, c’est celui qui va choisir les bons formats, les bons outils en collaboration avec ses employés.

 

Garder le contact: choisir le bon outil

 

Il existe bien des outils pour garder contact avec ses employés. En plus d’assurer une sécurité de l’information, ils vont permettre de resserrer les liens entre les divers composantes de l’entreprise et donner plus de poids à votre activité.

 

Choisissez le bon format et tenez-y vous. Gardez de la constance dans vos communications internes. Vous disposez de plusieurs options que vous pouvez cumuler: cela va du bulletin d’entreprise aux dîners ou 5 à 7 entre employés…

 

Munissez-vous d’un outil pour vous aider dans la gestion logistique de vos réunions. À l’heure de la mobilité, il est facile de zapper une information capitale! Essayer de choisir des solutions qui s’adaptent facilement aux contraintes de vos divers corps de métiers peut s’avérer un bon compromis.

 

Enfin, optez pour un protocole d’urgence. Définissez la procédure par laquelle il est le plus facile de joindre un groupe donné. 

 

La communication interne est donc indispensable au succès de votre entreprise. C'est pourquoi chez Facilis, nous avons mis au point des solutions intuitives qui épousent parfaitement vos habitudes de travail, sans que cela nécessite un gros réaménagement logistique dans votre entreprise. Vous pouvez également gérer vos situations d'urgence en toute sérénité!

 

Et vous, comment gardez-vous le contact?

 

 

 

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